الوقت من ذهب.. كيف تستغله و تنظمه لصالحك

الوقت من ذهب، جملة اعتادنا كثيرا على سماعها ولكن هل فكرنا يوما ما فى معنى هذه الجملة، فهذه الجملة تحمل وراءها الكثير من المعانى التى تحمل فى ذاتها قيمة عالية.

وهناك العديد من الأسرار التي تساعدك على تنظيم الوقت، بعضها سهل التعلم وبعضها يحتاج إلى بذل مجهود إضافي، لكنك في النهاية سوف تتقن أسرار إدارة الوقت وتنجز المزيد في عملك وحياتك.

كيفية تنظيم الوقت

الوقت مثل الذهب، إذا أردته بشكل صحيح يمنحك نتائج هائلة، يتطلب الأمر التوازن الجيد بين وقت العمل واللهو، لذلك تحتاج إلى بعض الخطوات التي تساعدك في إدارة وقتك وإنجاز مهامك الضرورية:

1. تدقيق الوقت

عندما يتعلق الأمر بإدارة الوقت، فإن الخطوة الأولى التي يجب عليك اتخاذها هي معرفة أين يذهب وقتك بالفعل، قد تعتقد أنك تقضي وقتاً قصيراً في إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو متابعة مواقع التواصل الاجتماعي، ولكن في الحقيقة هذا أكثر ما يلتهم الوقت من يومك، وتجد نفسك في النهاية بلا حصيلة فعلية.

أسهل طريقة لتتبع وقتك هي تحميل التطبيقات التي تساعدك على تحديد فترة زمنية معينة لإنجاز مهمة، وتقارب تصرفاتك خلال هذه الفترة، هذا ما سيساعدك في التركيز على الإنجاز من دون هدر الكثير من الوقت، كما يمكنك بعد ذلك الوصول إلى تقرير لمعرفة ما الذي يسرق وقتك، باستخدام هذه المعلومات يمكنك بعد ذلك إجراء التعديلات المناسبة.

2. تعيين حد زمني لكل مهمة

تعيين حد زمني لكل مهمة يمنع من تشتيت الانتباه، على سبيل المثال: إذا كنت ترغب في كتابة مقال، أمنح نفسك ساعتين، لذا إذا بدأت في الساعة 8 صباحاً، حاول الانتهاء من كتابتها بحلول الساعة 10 صباحاً، بهذه الطريقة، سوف تصبح إدارة الوقت بالنسبة لك لعبة وتحدياً يتكرر كل يوم.

3. استخدم قائمة مهام

قائمة المهام تساعدك في تحديد العمل على الأجزاء الصغيرة، والتي بدورها تساهم في إكمال مشروعك وتحقيق هدفك، لذلك أنشئ قائمة مهام لكل هدف لديك، هذا سوف يحفزك على مشاهدة كل ما تحققه بالفعل، وتساعدك على الإسراع في خطوات تحقيق هدفك.

4. التخطيط للمستقبل

من أسوأ الأشياء التي قد تقوم بها الاستيقاظ يومياً من دون خطة لليوم، بدلاً من التركيز على ما يجب القيام به، وهذا يجعلك تتجول بلا هدف ولا تهتم بأمورك الضرورية على مدار اليوم.

لهذا السبب يجب عليك دائماً التخطيط مسبقاً باستخدام أحد هذه الخيارات:

في الليلة السابقة، خصص 15 دقيقة من نهاية اليوم لتنظيم مكتبك وإنشاء قائمة بأهم أغراض اليوم التالي، حيث تستيقظ في الصباح على متابعة أعمالك فوراً، من دون إهدار المزيد من الوقت، في معرفة ماذا ستفعل اليوم؟

خلال روتينك الصباحي، اكتب 3 أو 4 الأمور هي الأكثر إلحاحاً وأهمية يجب معالجتها اليوم واعمل على تلك التي تكون فيها أكثر إنتاجية.

5. ابدأ بالمهام الضرورية

من أفضل الأمور التي تساعدك في إنجاز مهامك وتحقيق أهدافك من دون إهدار الوقت، هي البدء بالمهام الكبيرة والأكثر صعوبة في الصباح، وهناك عدة أسباب وراء هذه الحيلة الفعالة لإدارة الوقت.

بالنسبة للمبتدئين، عادة ما يكون لديك أكبر قدر من الطاقة في بداية اليوم، لذلك من الأفضل معالجة هذه المهام عندما لا تكون مستنزفاً، أيضاً يمكنك استخدام هذا الشعور بالإنجاز للتغلب على بقية اليوم.

6. الاستعانة بمصادر خارجية

قد يكون التفويض والاستعانة بمصادر خارجية أمراً صعباً بعض الشيء بالنسبة للبعض، من الصعب السماح لشخص آخر بالقيام بالعمل الذي اعتاد القيام به، بالنسبة للآخرين ليس لديهم الوقت لتدريب شخص آخر على إكمال مهام معينة.

إن التفويض أو الاستعانة بمصادر خارجية يوفران الوقت الحقيقي، لأنه يقلل من عبء العمل، ما يعني أن لديك المزيد من الوقت لقضائه في مهام أكثر أهمية أو القيام بعمل أقل، إما تسليم المسؤوليات لأعضاء الفريق المؤهلين أو تعيين موظف مستقل متمرس، وإذا قررت القيام بتدريب داخلي، فسيكون الاستثمار الأولي يستحق ذلك في النهاية.

7. القضاء على عوامل التشتيت

في عصر الإلهاء المستمر الذي نعيشه، من السهل جداً تقسيم انتباهنا بين ما يجب أن نفعله وما يقصفنا به المجتمع، وبغض النظر عن مكان وكيفية وقوعك في فخ عوامل التشتيت، فإن النتيجة هي نفسها دائماً.

لا تشارك مطلقاً في المهمة التي تقوم بها، ونادراً ما تلتزم بمهمة لفترات طويلة من الوقت، ويستغرق الأمر لديك ضعف المدة لإنجازها.

هي تخصيص وقت كبير للتركيز على مشروع واحد والتخلص من كل شيء آخر، القضاء التام على عوامل التشتيت هو الطريقة الوحيدة التي تساعد في الانخراط في عمل عميق ومركّز وتجنب الجلسات المجزأة.

8. تغيير الجدول الزمني الخاص بك

إذا كنت ترغب في تنظيم الوقت بشكل حقيقي وفعال، الحل بسيط للغاية، عليك بتغيير جدولك الزمني فوراً، إذ أجمع الكثير من الخبراء والأطباء، على أن الاستيقاظ في الخامسة صباحاً هو الأفضل إذا كنت تبحث عن كيفية تنظيم الوقت.

تعد الخامسة صباحاً هي أكثر الأوقات إنتاجية في اليوم، لأنها تمنحني الوقت الكافي لممارسة الرياضة والتخطيط ليومي وتصفح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وحتى العمل في مشاريع جانبية دون إزعاج.

كما عليك أن تستيقظ مبكراً في عطلات نهاية الأسبوع أيضاً حتى تحافظ على خريطة طريقك اليومية والاستمتاع بإجازتك في نفس الوقت، ومن أهم الأسرار التي يصرح بها الخبراء هي التقليل من الوقت الذي تشاهد فيه التلفزيون وخاصة قبل النوم.

بدون هذه الاستراحة، يكون من الصعب الحفاظ على تركيزك وتحفيزك، يمكن أن تمنع جدولة وقت التخزين المؤقت التأخير في موعد اجتماعك التالي، حاول الفصل بين المهام والاجتماعات بـ25 دقيقة فقط، فهذه كمية مثالية من وقت التخزين المؤقت.

9. اتبع قاعدة 80-20

هناك قاعدة شهيرة تعرف باسم قاعدة 80-20، تشير إلى أن 80% من النتائج تأتي من 20% من الجهد المبذول، ويشيع استخدام هذا في المبيعات حيث إن 80% من المبيعات تأتي عادة من 20% من العملاء.

عندما يتعلق الأمر بكيفية إدارة وقتك، يمكن أيضاً تطبيق هذا المبدأ، 80% من نتائجك تأتي من 20% من أفعالك، لذلك حاول تبسيط جدول مهامك اليومية، فحاول أن تنهي 5 مهام مثلاً تحتاج إلى إنجازها، باستخدام هذا المبدأ يمكنك على الأرجح حذف غالبية العناصر في قائمتك، قد يبدو الأمر غير طبيعي في البداية، لكن العمل الإضافي سيحددك لزيادة الجهد في المهام الأكثر أهمية.

إقرأ أيضا كيف ابدأ مشروع؟.. نصائح لمن يبحثون عن الاستقلال الذاتي